Upphandla entreprenad Brf

Vi hjälper bostadsrättsföreningar och fastighetsägare att upphandla entreprenad med fokus på kvalitet, tydliga avtal och kostnadseffektivitet.

Står er Brf inför att upphandla en entreprenör inför ett större byggprojekt eller en renovering? Då är det viktigt att processen blir rätt från början. Med stöd från en erfaren projektledare säkerställer ni en strukturerad och trygg upphandling.

Vi på Birka kan hjälpa er med projektledning genom hela upphandlingsprocessen – från framtagning av förfrågningsunderlag till utvärdering av anbud.

Med en projektledare vid er sida kan ni känna er trygga i att alla steg hanteras korrekt och att ni hittar den entreprenör som är bäst lämpad att genomföra ert projekt.

Professionellt stöd vid upphandling ger er Brf en tryggare process

När en upphandling ska genomföras behöver er Brf ta fram ett väl genomarbetat förfrågningsunderlag. Underlaget ska ge samtliga entreprenörer samma förutsättningar att räkna på uppdraget, vilket är en viktig grund för att kunna jämföra inkomna anbud på ett rättvist och strukturerat sätt.

Ett förfrågningsunderlag vid upphandling av entreprenad innehåller vanligtvis:

Tekniska beskrivningar av de arbeten som ska utföras
Val av entreprenadform, exempelvis totalentreprenad eller utförandeentreprenad
Administrativa föreskrifter som beskriver hur entreprenaden ska genomföras, inklusive regler kring garantier, viten och försäkringar
Arbetsmiljöansvar enligt rollen BAS-P och BAS-U
Krav på elektronisk personalliggare enligt Skatteverkets regler

Det är viktigt att känna till att ansvaret för arbetsmiljöfrågor och personalliggare i grunden ligger hos beställaren.

När er Brf anlitar Birka säkerställer vi att dessa krav hanteras och regleras på rätt sätt redan i upphandlingsskedet. Vår projektledning samarbetar med noggrant utvalda och erfarna partners.

Birka fungerar som er Brf:s tekniska och strategiska stöd vid upphandling

Behovsanalys och förstudie

Vår projektledare börjar med att analysera fastighetens behov tillsammans med styrelsen.

besiktning av byggnadsdelar (tak, fasad, stammar)
bedömning av åtgärdsbehov
tar fram budgetindikation och tidplan
ev. koppla projektet till föreningens eventuella underhållsplan

Tydliggöra vad som behöver göras och i vilken omfattning.

Ta fram förfrågningsunderlag

Nästa steg är att ta fram ett underlag som entreprenörer kan lämna anbud på. Det kan innehålla:

tekniska beskrivningar av arbetet
ritningar och specifikationer
administrativa föreskrifter
entreprenadform (total entreprenad eller utförande entreprenad)
tidsplan och krav på genomförande

Syftet är att alla entreprenörer ska räkna på samma förutsättningar.

Anbudsprocess

Det handlar inte bara om att jämföra pris, utan även att kontrollera att anbudet följer underlaget. Projektledare:

tar fram lämpliga entreprenörer
planerar tidsramen så att entreprenörer hinner göra en noggrann bedömning
skickar ut förfrågan
svarar på frågor under anbudstiden
sammanställer inkomna anbud

Här säkerställs att upphandlingen sker strukturerat och transparent.

Utvärdering av anbud

När anbud kommit in analyserar projektledaren dem tillsammans med styrelsen för att säkerställa att de uppfyller kraven i underlaget, utifrån:

pris
kompetens och referenser
metod och tidsplan
ekonomisk stabilitet

Vi ger en rekommendation till styrelsen, som fattar det slutliga beslutet.

Upphandlingsmöte

Vi går igenom anbudet i detalj och klargör ev. frågor innan kontrakt tecknas och vilka reservationer entreprenören har gjort. När entreprenör valts:

hålls ett upphandlingsmöte
entreprenadkontrakt upprättas
ansvar, tider, priser och garantier fastställs

Kontraktet baseras ofta på standardavtal inom byggbranschen.

Uppföljning under projektet

Under projektet hålls regelbundna byggmöten där entreprenör, beställare och projektledning följer upp arbetets utveckling. Vilket kan innebära:

kontroll av tidplan och ekonomi
kvalitetssäkring
hantering av ändringar
slutbesiktning

Säkerställa att projektet genomförs enligt avtal, tidplan och budget.

Kontrakt mellan bostadsrättsförening och entreprenör

När er styrelse har valt vilket anbud ni vill gå vidare med hålls vanligtvis ett upphandlingsmöte tillsammans med entreprenören. Mötet dokumenteras noggrant och ligger till grund för det entreprenadkontrakt som upprättas mellan er förening och entreprenören.

Entreprenadkontraktet ska tydligt beskriva projektets omfattning och villkor. Det innehåller bland annat information om funktionskrav, priser, tidsplan samt övriga villkor som är viktiga för entreprenaden. Vår projektledning har stor erfarenhet av att ta fram och kvalitetssäkra entreprenadkontrakt och ser till att allt dokumenteras och regleras på ett korrekt sätt.

Entreprenadform i kontraktet

Entreprenadformen reglerar hur kontraktet är uppbyggt och vilket ansvar entreprenören har gentemot er som beställare.

Det finns två vanliga upplägg:

Utförande entreprenad – föreningen tecknar avtal direkt med flera entreprenörer som ansvarar för olika delar av projektet.
Totalalentreprenad – föreningen tecknar avtal med en entreprenör som ansvarar för hela entreprenaden och i sin tur anlitar underentreprenörer.

Vi hjälper er att välja den entreprenadform som passar projektet och föreningens förutsättningar bäst. För bostadsrättsföreningar är det i allmänhet totalentreprenad enligt ABT06 som används.